会社文書の保存年限一覧
総務・庶務
| 文書名 | 起算日 | 根拠条文 | 年限 |
|---|---|---|---|
| 定款 |
法律等による保存年限はないが、文書の性格上、永久保存が必要と考えられるもの（会社法31、特許法67など）このほか、次の文書を永久保存している会社もある。 ●株主総会議事録 ●取締役会議事録（役員会議事録） ●稟議書、重要決裁文書 ●財務諸表および附属明細書、税務申告書 ●固定資産台帳および固定資産の取得・売却に関する書類 ●顧客名簿 ●印鑑登録簿 ●外部団体加入・脱退関係書類など |
永久 | |
| 株主名簿、新株予約権原簿、社債原簿、端株原簿、株券喪失登録簿 | |||
| 登記・訴訟関係書類（権利証など） | |||
| 官公庁への提出文書、官公署からの許可書・認可書、通達などに関する重要な書類 | |||
| 知的所有権に関する関係書類（特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など） | |||
| 社規・社則およびこれに類する通達文書 | |||
| 効力の永続する契約に関する文書 | |||
| 重要な権利や財産の得喪等に関する文書 | |||
| 社報・社内報、重要刊行物 | |||
| 製品の開発・設計に関する重要な文書 | |||
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株主総会議事録 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を５年保存） |
株主総会の日 | 会社法318 | 10年 |
| 取締役会議事録 | 取締役会の日 | 会社法371 | |
| 監査役会議事録 | 監査役会の日 | 会社法394 | |
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委員会議事録 （指名委員会、監査委員会、報酬委員会） |
委員会の日 | 会社法413 | |
| 重要会議の記録 | 記録作成の日 | ||
| 満期または解約となった契約書 | 満期または解約の日 | ||
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製品の製造、加工、出荷、販売の記録 ※民法724の規定では、20年が期限 |
製品の引渡し日 | 製造物責任法５、６ | |
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事業報告 （本店備置き分。支店備置き分はその謄本を３年保存） |
株主総会の１週間 （取締役会設置会社は２週間）前の日） |
会社法442 | ５年 |
| 有価証券届出書･有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出（報告）書の写し | 内閣総理大臣に提出した日 | 金融取引法25 | |
| 産業廃棄物管理票（マニフェスト）の写し | 管理票の写しを受領した日 | 廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8の26 | |
| 産業廃棄物処理の委託契約書 | 契約終了日 | 廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則8の4の3 | |
| 契約期限を伴う覚書・念書・協定書など | 契約期間終了の日 | ||
| 重要な内容の発信・受信文書 | 発信・受信日 | ||
| 四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し | 内閣総理大臣に提出した日 | 金融商品取引法25 | ３年 |
| 官公署関係の簡易な認可・出願等の文書 | 出願・受領日 | ||
| 業務日報、社内会議の記録、軽易な契約関係書類、参照の必要性のある文書など | 記録・作成日 | ||
| 臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し | 内閣総理大臣に提出した日 | 金融商品取引法25 | １年 |
| 当直日誌、軽易な往復文書、受信・発信文書、通知書類・調査書類・参考書類など | 記入日、作成日 | ||
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