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業務を標準化させるためには

製品・サービスを高品質に保つには標準化が有効

企業が自社で提供する製品・サービスの品質を高品質に保つためには、業務を標準化することが有効な手段だということは明確です。しかしこれが簡単にできれば誰も苦労はしません。
ここでは上手く業務の標準化を行うポイントを考えてみます。

業務の標準化は、「業務を可視化」することから始まります。

具体的には現状の業務内容の棚卸を行います。
棚卸を行う際は、できるだけ小さい単位の業務に細分化していきます。
小さい単位の業務が明確になれば、後は全体の業務フローに沿って組み合わせていくと、現在の仕事の流れ、いわゆる業務フロー図が完成するのです。

ここでは業務内容を棚卸する際、できるだけ小さい単位まで棚卸をすることがポイントです。

全体を見ていても発見できない弱点が、業務を小さい単位にすることにより、正確に捉えることができるのです。弱点がわかれば、ミスを起こさないためには何が必要なのか、問題に応じて解決策を考え手順書を作成します。この手順書の作成作業は、熟練の従業員に協力してもらい業務を進める際のアドバイスを、手順書に加えればよりレベルの高いものになります。

後は出来上がった手順書・業務フロー図を実際に運用し、問題点があれば随時修正を行うことで、業務の標準化が図れるのです。

業務を標準化すると「何となくこなしていた業務」から発生しがちだったミスやロスの原因が発見できたり、新たに業務に就く社員に対する教育・訓練への投下時間を飛躍的に短縮することができたりします。
組織の持つノウハウや技術の伝承が標準化によって行われるのです

業務の標準化は実はISOを取得する際にも求められており、このような社内の仕組み作り、組織づくりを求めてくるのがISOなのです。仕組みをつくるといっても、これまでと全く異なる何かを新しく作ることではありません。現状の業務を組み立て直すことです。

まず取り組むのは可能な限り業務を細かく分断し、徹底的に棚卸をやってみることです。
業務の流れが不自然になっていないか、無駄な流れはないか、確認すべき人が確認すべき時にチェックをしているか等々。ISOを取得する必要がない企業にもこの作業は有効なのではないでしょうか。

是非一度取り組んでみてください。
 

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弁護士法人法律事務所オーセンス

 

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